One notice / 一份活動說明
原檔改了，AI 手上的版本會跟著變嗎？
你把活動說明交給會看材料回答的 AI。主辦人把報名截止日從 15 日改成 22 日。AI 會回答哪一天？
Workspace Studio 是會照設定、自動完成重複步驟的 Google 工具。本文用它把活動說明送到 AI 筆記本。
Gemini Notebook 是只根據收到並處理過的材料回答的 AI 筆記本。它先讀取並整理活動說明，才找得到答案。
原檔修改後，AI 手上的內容不一定跟著換。答案由材料怎麼送進去決定：直接貼文字保留當時版本；Google Drive 雲端檔案每幾分鐘跟著原檔更新；網頁連結要實測。
- 01 把材料送進去活動說明送到指定的 AI 筆記本
- 02 讀出文字AI 筆記本取出活動說明文字
- 03 整理成可查找的小段拆開長文並記住每段位置
- 04 檢查是不是新版直接貼上的文字改了，要把新版再貼一次。 要再貼一次
活動說明已送進 AI 筆記本
- 01 把材料送進去活動說明送到指定的 AI 筆記本
- 02 讀出文字AI 筆記本取出活動說明文字
- 03 整理成可查找的小段拆開長文並記住每段位置
- 04 檢查是不是新版直接貼上的文字改了，要把新版再貼一次。 要再貼一次
活動說明已送進 AI 筆記本
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第一步：把活動說明送進 AI 筆記本
Workspace Studio 先取得你指定的活動說明，再把活動說明送到指定的 Gemini Notebook。Workspace Studio 負責這次送件；報名截止日由 Gemini Notebook 根據收到的材料回答。
Google 把「交給 AI 參考的材料」稱為來源。活動說明送進 Gemini Notebook 之後，會出現在材料清單裡。這一步可以確認 Notebook 收到了材料。
Gemini Notebook 接手後，開始處理活動說明。這兩項工具依序完成送件與讀取。分清楚兩段工作，之後才能判斷舊日期停在哪一步。
活動說明進入 AI 筆記本的四個步驟
- 01把材料送進去活動說明送到指定的 AI 筆記本
- 02讀出文字AI 筆記本取出活動說明文字
- 03整理成可查找的小段拆開長文並記住每段位置
- 04檢查是不是新版直接貼上的文字改了，要把新版再貼一次。要再貼一次
本段焦點：活動說明已送進 AI 筆記本
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第二步：AI 筆記本先讀出文字
Gemini Notebook 收到活動說明後，先讀出它能處理的文字。報名截止日若沒有出現在讀到的文字裡，後面的整理與提問都找不到日期。
材料的送入方式會改變 Gemini Notebook 收到什麼。直接貼上文字會留下你貼入的內容。Google Drive 檔案讓 Notebook 讀取雲端原檔。網頁連結讓 Notebook 取得頁面文字。
Google 說明，網頁裡的圖片、內嵌影片、巢狀頁面與付費牆內容不一定會跟著頁面文字進入。報名截止日若只寫在圖片裡，Notebook 可能沒有收到那個日期。因此，看到材料名稱之後，還要確認需要的文字真的讀進去了。
切換送入方式，比較後續結果
直接貼上的文字會保存當時版本。原文字後來修改，要把新版再貼一次。
直接貼上文字
保存貼入當時的版本。原文字修改後，要把新版再貼一次。
Google Drive 檔案
Google 說明會每幾分鐘跟著原檔更新；原檔刪除或權限收回會讓材料失效。
網頁連結
Google 說明會取得頁面文字。公開文件沒有持續自動刷新的承諾，修改後要實測。
活動說明進入 AI 筆記本的四個步驟
- 01把材料送進去活動說明送到指定的 AI 筆記本
- 02讀出文字AI 筆記本取出活動說明文字
- 03整理成可查找的小段拆開長文並記住每段位置
- 04檢查是不是新版直接貼上的文字改了，要把新版再貼一次。要再貼一次
本段焦點：AI 筆記本正在讀出文字
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第三步：把長文整理成可查找的小段
Gemini Notebook 讀出活動說明的文字後，會把長文拆成小段，並記住每一段放在哪裡。提問時，Notebook 才能找到寫著報名截止日的段落。這套整理方式叫索引。
Google 說明，新材料完成索引需要幾分鐘。「幾分鐘」只表示大致時間尺度；文件未提供固定秒數或最長等待時間。
材料名稱已經出現在清單裡時，索引仍可能在處理。此時提問找不到日期，可能只是整理尚未完成。等待幾分鐘，再問一次同樣的問題。
活動說明進入 AI 筆記本的四個步驟
- 01把材料送進去活動說明送到指定的 AI 筆記本
- 02讀出文字AI 筆記本取出活動說明文字
- 03整理成可查找的小段拆開長文並記住每段位置
- 04檢查是不是新版直接貼上的文字改了，要把新版再貼一次。要再貼一次
本段焦點：文字已整理成可查找的小段
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第四步：主辦人把 15 日改成 22 日
主辦人後來打開原活動說明，把「報名截止日：15 日」改成「報名截止日：22 日」。原檔現在是新版，Gemini Notebook 先前收到的內容仍要有一條更新路徑，才會換成 22 日。
這個改動讓版本差異可以核對。再次問「報名到哪一天？請說出活動說明中的日期」，答案就會顯示 AI 手上是哪一版。
提問前先等幾分鐘，讓索引或 Google Drive 的更新有時間處理。這段等待沒有固定完成秒數；它只是依 Google 文件所述的時間尺度安排檢查。
用同一句問題核對日期
- 把原活動說明的 15 日改成 22 日。
- 等待幾分鐘，讓整理或 Drive 更新有時間處理。
- 再問一次「報名到哪一天？」
- 01原活動說明第一次寫著「報名截止日：15 日」。
- 02首次送入Gemini Notebook 收到並整理 15 日的內容。
- 03主辦人修改原活動說明把報名截止日改成 22 日。
- 04再次提問用同一句問題檢查 AI 手上是哪一版。
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第五步：三種送法，產生三種結果
Gemini Notebook 會不會拿到 22 日，要回到最初的送入方式。三種方式各有自己的後續規則。
直接貼上的文字保存當次送入的版本。主辦人修改原活動說明後，先前貼入的內容仍是 15 日。你要把新版文字再貼一次，Gemini Notebook 才會收到 22 日。
Google 官方說明，從 Google Drive 匯入的檔案會每幾分鐘跟著原檔更新。主辦人改完原檔後，Notebook 有一條取得 22 日的更新路徑。「每幾分鐘」沒有固定秒數或最長完成保證。
Google 對一般網頁連結的公開說明只涵蓋取得頁面文字。文件沒有承諾同一個網頁來源會持續自動刷新。主辦人修改網頁後，你要實際問同一題；答案仍是 15 日時，就重新送入新版材料，並處理舊材料。
把「原檔改了，Notebook 裡的內容也換成新版」這件事稱為同步。這個正式名稱只適用在確實有更新路徑時。Google Drive 有官方同步說明；直接貼上的文字要再貼一次；網頁連結要實測。
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第六步：送入成功後，還要問同一題
Workspace Studio 顯示 Run Completed，代表這次送材料的步驟跑完。Gemini Notebook 是否完成索引、新版是否已經可以查找，以及後續修改會不會自動跟進，都需要另外確認。
你可以固定問：「報名到哪一天？請說出活動說明中的日期。」答案是 22 日，表示目前可查找的內容已經讀到新版。答案仍是 15 日，就依序檢查送入方式、讀到的文字、索引進度與更新路徑。
Google Drive 還有一個會改變答案的條件。原檔遭刪除，或查看權限被收回後，Gemini Notebook 會把這份材料標成不可存取，後續回答不再引用它。這條讀取路徑需要原檔與查看權限持續存在。
- 01怎麼送入辨認直接貼文字、Google Drive 檔案或網頁連結。
- 02讀到什麼確認報名截止日真的出現在讀到的文字裡。
- 03整理好了嗎等待幾分鐘，再查報名截止日。
- 04原檔怎麼更新依送入方式等待、重貼或實測。
- 05還能查看嗎確認原檔存在，帳戶仍有查看權限。
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回到報名截止日：答案取決於送入方式
Gemini Notebook 最後回答哪一天，可以直接從送入方式判斷。直接貼上舊文字時，Notebook 會保留 15 日，直到你再貼入新版。Google Drive 檔案在原檔仍存在、帳戶仍有查看權限時，會每幾分鐘跟著原檔更新，之後應能找到 22 日。網頁連結缺少持續自動刷新的公開承諾，修改後要用同一問題核對。
完整檢查順序是：把材料送進去、確認讀到需要的文字、等待文字整理成可查找的小段、修改原檔、依送入方式判斷更新路徑，再用同一問題比較答案。Run Completed 只涵蓋第一段送件動作。
把產品名稱遮住後，這套方法仍可用在任何會改版的日常材料。依序確認材料怎麼送入、AI 讀到哪些文字、內容是否整理完成、原檔修改後有沒有更新路徑，以及帳戶能否繼續查看原檔。最後固定問一個能分辨新舊版本的問題，就能判斷 AI 手上是哪一版。
Primary sources / 官方資料
資料來源與事實邊界
- Google Workspace Updates：Automatically add sources to your Gemini Notebooks in Workspace Studio：支持 Workspace Studio 可把指定材料新增到 Gemini Notebook。持續更新仍要依各種材料的技術文件或實測判斷。
- Google Workspace Studio Help：Add a source to Gemini Notebook：支持可送入的材料類型、新增材料與索引需要幾分鐘。Run Completed 的證明範圍止於該次送件步驟。
- Gemini Notebook Help：Add or discover new sources for your notebook：支持 Google Drive 每幾分鐘同步、原檔或權限失效後不可存取，以及網頁文字的取得範圍。
本文在 2026 年 8 月 10 日重新開啟上述 Google 官方文件。Google 對索引與 Google Drive 更新使用「幾分鐘」描述；文件未提供固定秒數或最長完成時間。一般網頁連結沒有持續自動刷新的公開承諾，本文將它列為需要實際提問核對的狀態。
